De Eplan Quickstart door de ogen van een marketeer

De technologische wereld evolueert in een razendsnel tempo. Het idee van digitaliseren voelt stoffig en ouderwets ten opzichte van termen als artificial intelligence. Hoe moeilijk kan het zijn om onze software te installeren in 2025? Een vraag die ik mij als onwetende marketingprofessional oprecht afvraag. Dubbelklik op dat .exe bestand en installeren maar. Een duik in de zogeheten Eplan Quickstart.

Voor deze Quickstart reizen mijn collega Peter Rouwenhorst – Consultant bij Eplan - en ik diep in het hart van de Nederlandse Achterhoek. Keurig op tijd melden wij ons rond half 9 bij de receptie. “De jongens van Eplan zijn er,” wordt er per telefoon doorgegeven op de achtergrond. We worden opgehaald door een vlotte Manager IT en zijn medewerker. Volgzaam lopen wij achter hen aan richting de grote vergaderruimte op de eerste etage.

Technologische voorbereidingen

Het eerste gedeelte van de dag zijn we veroordeeld tot technisch vakjargon en it-taalgebruik. Voordat we beginnen wordt het ijs gebroken met de vraag: “wanneer zijn jullie tevreden, vandaag?” De vraag kwam ietwat uit het niets, maar stelt wel direct de verwachtingen voor die dag bloot. Een prima startpunt om zo behoeften en verwachtingen van de klant in kaart te brengen.

Zijn we al begonnen met de installatie? Nee, zeker niet. Termen als ‘latency’ en ‘active directories’ passeren eerst de revue. Peter spart op hoog technisch vlak met de klant over hun huidige en ideale situatie. Zijn technische achtergrond komt duidelijk van pas. Hij luistert niet alleen aandachtig, hij weet ook inhoudelijk waar het over gaat. Een interessant schouwspel tussen IT en Eplan.

De Quickstart is informeel van karakter. Dat moet ook, want er wordt (eigenlijk meer dan ) een volle dag voor uitgetrokken. Peter vraagt naar de huidige infrastructuur bij de klant en toetst met concrete vragen in hoeverre deze geschikt zijn voor de installatie van Eplan. Deze klant heeft specifiek een zogeheten ‘concurrent licentie’ aangeschaft, een licentie voor Eplan die vanaf het netwerk op meerdere apparaten geïnstalleerd kan worden. Afhankelijk van het aantal licenties wordt Eplan vrijgeschakeld op een select aantal van deze apparaten. Dat Microsoft Paint daadwerkelijk een toevoeging zou zijn op deze dag zag ik niet aankomen. Peter opent via zijn laptop het tekenprogramma en tekent de situatie uit voor deze klant. "Dit is waar we naartoe gaan," aldus mijn collega. Een algemene server, een licentiemanager en apparaten die verbinding maken met deze server om Eplan in gebruik te nemen. Eenvoudig, duidelijk en doeltreffend.

Dubbele muisklik op .exe

We zijn een 400 woorden verder in dit blog als we daadwerkelijk gaan installeren. Via de server benaderen we de website van Eplan om te starten met de download en installatie van de Eplan License Manager. De eerste stap van de daadwerkelijke installatie. De snelheid van de algehele installatie hangt trouwens af van vele factoren. De (hoeveelheid) software en het type licentie zijn daarop van invloed. Ook de server – het middelpunt voor deze specifieke installatie – zorgt voor een hoop variabelen in het hele proces. Van de de cpu, het werkgeheugen tot de snelheid van het internet dat wordt gebruikt. Na de Eplan License Manager - afgekort ELM - is het de beurt om Eplan P8 te installeren. Volgend op enkele standaardinstellingen gaan we vanuit de server data van de Data Portal binnen halen. De anekdotes over zowel Eplan als de Friedhelm Loh Group vormen een welkome afwisseling tussen technische materie en kopieertijden van Eplan naar de serveromgeving.

Tegen het middaguur sloten de engineers aan en werden de eerste luxe broodjes uit de kartonnen doos gegrepen. Met goedgevulde magen werd het vizier gericht op het installeren van Eplan voor de engineers. Van scherm naar scherm. Wisselen tussen laptops, Clickshares en grote schermen. Een dynamisch spel tussen gebruikersrechten, dataverkeer en hongerige engineers. “De Cookies mag je lekker afwijzen,” roept Peter als schoolmeester van de klas. Hij loopt langs de engineers om te kijken of men het proces kan bijbenen. Moeilijk is het niet, maar alles moet goed ingesteld zijn. Aan onze zijde, maar ook aan klantzijde. De kleine ventilatoren van die laptops maken de nodige omwentelingen als Peter overgaat tot het leukste gedeelte van de dag. We mogen de installatie als voltooid beschouwen.

Een goede engineer is een luie engineer

Plotkaders, voorbladen en templates. We begeven ons nu overduidelijk op Eplan-terrein. Het idee van een Quickstart is het op weg helpen van de klant met zowel de installatie maar ook de eerste stappen binnen de software. Peter benadrukt nog duidelijk: “dit vervangt geen training, natuurlijk.” De muis beweegt zich over het digitale canvas en toont enkele tips en tricks om snel te kunnen starten. Op speelse wijze wordt het logo van de klant gevonden om deze door te voeren in het plotkader. De eerste tekenen van een huisstijl worden daarmee zichtbaar. De oneliner "een goede engineer is een luie engineer" klinkt nogmaals luidkeels op de eerste etage. Die uitspraak staat symbool voor wat we op dat moment aan het doen zijn: een basis leggen die gemakkelijk gereproduceerd kan worden. Standaardisering noemen we dat.

Vanuit de workshopsetting klikken we gezamenlijk op een stukje Eplan Cloud. De Eplan Data Portal bevat meer dan 1.900.000 artikeldata. De simpliciteit van de tool zorgt voor een glimlach op de gezichten. "Zijn er specifieke materialen of onderdelen die terugkomen in jullie tekeningen?" vraagt Peter aan zijn pupillen. Een vrijwillig onderdeel - een motor in dit geval - wordt keurig vanuit de Data Portal geïmporteerd naar de lijntekeningen binnen Eplan P8. Hoe handig is het dan om ook direct een lijst met alle artikelen te genereren? Heel handig en ook heel eenvoudig. Met enkele muisklikken wordt de 'bill of material' gegenereerd bij het fictieve project. Kind doet de was.

Wat is nu een Quickstart?

De installatie is inderdaad een simpele klik op een executable. En tuurlijk is die installatie nodig om überhaupt met Eplan aan de slag te gaan. Maar daar draait die Quickstart eigenlijk niet om. De Quickstart draait om een stukje maatwerk bij klant. Dat begint letterlijk met het vragen naar de verwachtingen bij de klant. De installatie is slechts een onderdeel van dit proces. Daarna begeleiden we de engineers bij het leren werken met de software, zodat ze snel en efficiënt aan de slag kunnen binnen hun eigen werkwijze en huisstijl. Pas als de software volledig operationeel is en de eindgebruikers ermee kunnen werken, zijn we tevreden.